คุณสามารถเริ่มต้นกันที่การจัดเก็บข้อมูลลูกค้า (Accounts, Contacts) เข้าระบบ เพื่อให้พนักงานของคุณสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้ามาใช้ได้อย่างรวดเร็ว ลดปัญหาข้อมูลที่เก็บไว้ซ้ำซ้อน หรือเป็นข้อมูลเก่าที่ล้าสมัยไปแล้ว นอกจากนี้อาจจะนำมาใช้เก็บข้อมูลสินค้าที่ลูกค้าเคยซื้อไป เพื่อใช้อ้างอิงในการขายครั้งต่อไป หรือการให้บริการเมื่อเกิดปัญหาได้อย่างรวดเร็ว
จากนั้นคุณสามารถจะนำ CRM มาช่วยงานทางด้านการขาย ซึ่งถ้าบริษัทของคุณมีรูปแบบการขายที่ใช้กันได้ดีอยู่แล้ว อาจจะเริ่มที่การนำ CRM มาใช้ในการออกเอกสารประกอบการขายต่างๆ เช่น ใบเสนอราคา (Quotes), ใบกำกับภาษี (Invoices), ใบส่งของ (Shipments), ใบลดหนี้ (Credit Notes) เพื่อให้มีข้อมูลการขายอยู่ในระบบ และสามารถนำไปใช้วิเคราะห์การขายต่อไปได้
และถ้าคุณต้องการปรับปรุงระบบใหม่ทั้งหมด ต้องการติดตามการขายที่เกิดขึ้น คุณควรกำหนดรูปแบบการขาย (Sales Process) เพื่อระบุถึงกิจกรรม (Activities) ในการขายสินค้าแต่ละชนิด หรือลูกค้าแต่ละกลุ่มว่าจะต้องดำเนินการขายอย่างไรบ้างจนกระทั่งปิดการขายได้ โดยใช้ ลีดส์ (Leads) และ ออพทูนิที (Opportunities) ในการติดตามการขายและประมาณการยอดขายที่มีโอกาสจะปิดการขายได้
ในกรณีที่คุณจะนำ CRM มาใช้ในด้านการบริการ คุณสามารถนำ CRM มาช่วยในการทำสัญญาการบริการ (Contracts) ก่อน เพื่อจัดเก็บรูปแบบและเงื่อนไขบริการให้เหมาะสมกับลูกค้าแต่ละราย เช่น ลูกค้าที่สร้างรายได้ให้กับบริษัทมากก็ควรจะได้รับบริการที่มากกว่าลูกค้าที่สร้างรายได้ให้กับบริษัทน้อย เป็นต้น และสามารถนำ CRM มาใช้ในการติดตามการต่อสัญญา เพื่อให้มีรายได้เข้าบริษัทอย่างยั่งยืนและต่อเนื่องจากการให้บริการลูกค้า แทนการขายสินค้าให้กับลูกค้ารายใหม่เพียงอย่างเดียว
หลังจากนั้นคุณสามารถนำ CRM มาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการให้บริการลูกค้า โดยนำระบบศูนย์บริการลูกค้า (Customer Service) มาใช้ในการรับแจ้งปัญหาจากลูกค้า จัดเก็บคำตอบหรือวิธีแก้ปัญหามาให้ผู้เชี่ยวชาญตรวจสอบและจัดทำเป็นฐานความรู้ในการแก้ปัญหา (Solution) ให้กับลูกค้าต่อไป
หลังจากที่คุณใช้ CRM กับข้อมูลลูกค้า, การขาย, การบริการ จนกระทั่งคุณมีข้อมูลสำหรับวิเคราะห์เพื่อออกแคมเปญส่งเสริมการขายแล้ว คุณสามารถนำ CRM มาช่วยในการออกแคมเปญ กำหนดราคาขาย/ส่วนลดให้กับลูกค้าแต่ละกลุ่ม นำ CRM มาช่วยจัดกิจกรรมทางการตลาดในด้านการวางแผน กำหนดงบประมาณ หลังจากนั้นจึงนำมาประเมินความสำเร็จของแคมเปญดังกล่าว เพื่อใช้ในการปรับปรุงแคมเปญให้ดีขึ้น หรือขยายเวลาให้กับแคมเปญที่ประสบความสำเร็จต่อไป
นอกจากนี้คุณอาจจะเลือกระบบที่มีความจำเป็นกับงานปัจจุบันของคุณก่อนก็ได้ โดยไม่จำเป็นต้องเรียงลำดับตามที่ได้กล่าวไปข้างต้นก็ได้ โดยคุณควรจะเริ่มต้นที่ระบบข้อมูลลูกค้าก่อน (Accounts, Contacts) เพื่อที่จะนำไปใช้ในระบบงานอื่นๆ ได้ จากนั้นก็ดูตามความต้องการของคุณว่าอยากจะนำมาใช้กับส่วนไหนก่อน โดยอาจจะพิจารณาจาก ระบบงานปัจจุบันของคุณ ความเร่งด่วนในการใช้งานของแต่ละฝ่าย ทรัพยากรที่มีอยู่และงบประมาณที่ต้องใช้ ฯลฯ
การนำ CRM มาใช้นั้นจำเป็นต้องมีการวางแผน กำหนดเป้าหมาย กำหนดขอบเขตของการดำเนินงานและรวบรวมความต้องการที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กร จากนั้นจึงกำหนดแนวทางและงบประมาณที่ต้องใช้เพื่อดำเนินการให้ได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้
สิ่งสำคัญในการนำระบบ CRM มาใช้ คือ การกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน ว่าต้องการนำ CRM มาใช้เพื่ออะไร เช่น เพื่อจัดเก็บข้อมูลลูกค้า, เพื่อเพิ่มยอดขาย, เพื่อปรับปรุงงานบริการ, เพื่อนำข้อมูลมาใช้วิเคราะห์และวางแผนทางการตลาด หรือเพื่อจุดประสงค์อื่นๆ ที่เป็นประโยชน์ต่อองค์กรของคุณ
